Polityka prywatności serwisu biografie.simp.pl

§ 1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz zasady ochrony prywatności użytkowników serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://biografie.simp.pl/ (dalej: „Serwis").

Administratorem danych osobowych jest:

Stowarzyszenie Inżynierów i Techników Mechaników Polskich
ul. Świętokrzyska 14
00-050 Warszawa

adres e-mail do kontaktu w sprawach Serwisu, zgłoszeń i reklamacji: (dalej: „Administrator").

Polityka prywatności ma charakter informacyjny i określa zasady przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności przepisami o ochronie danych osobowych.

Serwis może posiadać część publiczną (przeglądanie biogramów) oraz część administracyjną (logowanie i praca redakcyjna).

§ 2. Zakres zastosowania Polityki

Niniejsza Polityka dotyczy danych przetwarzanych w związku z:

korzystaniem z publicznej części Serwisu,
korzystaniem z funkcji wyszukiwania i przeglądania treści,
korzystaniem z kont użytkowników uprawnionych (np. autor, redaktor, administrator),
przesyłaniem zgłoszeń dotyczących działania Serwisu, naruszeń lub reklamacji,
publikacją i redagowaniem not biograficznych (biogramów),
bezpieczeństwem i administrowaniem Serwisem (logi systemowe, diagnostyka, monitoring zdarzeń technicznych).

§ 3. Kategorie osób, których dane mogą być przetwarzane

Administrator może przetwarzać dane następujących kategorii osób:

użytkowników odwiedzających Serwis (część publiczna),
użytkowników zarejestrowanych korzystających z części administracyjnej,
osób zgłaszających naruszenia / reklamacje / błędy,
osób, których dotyczą publikowane biogramy, w zakresie danych publikowanych i redagowanych w Serwisie.

§ 4. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu Administrator może przetwarzać m.in.:

1. Dane techniczne i eksploatacyjne

adres IP,
data i godzina żądania,
adres URL żądania,
informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym,
identyfikatory sesji,
logi błędów i zdarzeń bezpieczeństwa.

2. Dane kont użytkowników (część administracyjna)

imię i nazwisko (jeżeli wymagane),
adres e-mail,
login / identyfikator użytkownika,
rola i zakres uprawnień,
historia działań w Serwisie (np. utworzenie/edycja treści, logowanie, zmiany statusów workflow).

3. Dane w zgłoszeniach i korespondencji

imię i nazwisko (jeśli podane),
adres e-mail,
treść zgłoszenia / reklamacji / wiadomości,
dane podane dobrowolnie przez zgłaszającego w opisie sprawy.

4. Dane w treściach biograficznych

dane publikowane w notach biograficznych zgodnie z celem Serwisu,
metadane redakcyjne związane z przygotowaniem i publikacją treści,
załączniki (np. zdjęcia, skany, materiały archiwalne), jeśli są przewidziane funkcjonalnie.

§ 5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna. W szczególności dane mogą być przetwarzane w następujących celach:

1. Zapewnienie działania Serwisu i jego bezpieczeństwa

Cel: utrzymanie dostępności Serwisu, ochrona przed nadużyciami, diagnostyka błędów, bezpieczeństwo IT.
Podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora (zapewnienie bezpieczeństwa i ciągłości działania Serwisu).

2. Obsługa kont użytkowników w części administracyjnej

Cel: utworzenie i utrzymanie konta, logowanie, autoryzacja, nadawanie ról i uprawnień, prowadzenie działań redakcyjnych.
Podstawa: niezbędność do świadczenia usługi elektronicznej / realizacji funkcjonalności Serwisu wobec użytkownika uprawnionego oraz prawnie uzasadniony interes Administratora (organizacja pracy redakcyjnej, rozliczalność działań).

3. Obsługa zgłoszeń, reklamacji i naruszeń

Cel: rozpatrzenie zgłoszenia, odpowiedź na korespondencję, weryfikacja naruszeń, obsługa reklamacji.
Podstawa: obowiązek prawny (w zakresie reklamacji/obowiązków informacyjnych), prawnie uzasadniony interes Administratora oraz działania podejmowane na żądanie osoby kontaktującej się z Administratorem.

4. Publikacja i redakcja biogramów

Cel: prowadzenie repozytorium not biograficznych i dokumentowanie dorobku środowiska zgodnie z celem Serwisu.
Podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora (prowadzenie działalności informacyjnej i archiwizacyjnej Serwisu) oraz – w zależności od charakteru danych i okoliczności – inne podstawy wynikające z przepisów prawa lub zgody/uprawnienia dostarczonego przez osobę publikującą materiały.

5. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami

Cel: ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń związanych z funkcjonowaniem Serwisu.
Podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora.

§ 6. Źródło pochodzenia danych

Dane osobowe mogą pochodzić:

bezpośrednio od użytkownika (np. przy logowaniu, kontakcie, zgłoszeniu),
z aktywności użytkownika w Serwisie (logi, zdarzenia techniczne),
od użytkowników uprawnionych redakcyjnie wprowadzających lub edytujących treści biograficzne,
z materiałów przekazanych do publikacji przez uprawnione osoby / jednostki.

§ 7. Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane wyłącznie uprawnionym odbiorcom, w szczególności:

podmiotom zapewniającym hosting, utrzymanie serwera, backup i obsługę techniczną,
podmiotom wspierającym Administratora w zakresie IT i bezpieczeństwa,
dostawcom narzędzi informatycznych wykorzystywanych do administrowania Serwisem (w zakresie niezbędnym do działania),
podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organom publicznym), gdy istnieje podstawa prawna żądania.

Jeżeli Administrator korzysta z usług podmiotów przetwarzających dane na jego zlecenie, odbywa się to na podstawie odpowiednich umów.

§ 8. Przekazywanie danych poza EOG

Dane osobowe przetwarzane w związku z funkcjonowaniem Serwisu nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich ani do organizacji międzynarodowych.

W przypadku ewentualnej zmiany w tym zakresie Administrator zaktualizuje niniejszą Politykę prywatności.

§ 9. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i potrzeby zapewnienia rozliczalności.

Orientacyjnie:

logi techniczne i bezpieczeństwa – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki i analizy incydentów,
dane kont użytkowników – przez okres posiadania konta, a po jego dezaktywacji przez okres niezbędny do rozliczalności, bezpieczeństwa i ewentualnej obrony przed roszczeniami,
korespondencja i zgłoszenia – przez okres obsługi sprawy, a następnie przez okres niezbędny do wykazania sposobu jej rozpatrzenia,
dane związane z publikacją treści biograficznych – przez okres funkcjonowania Serwisu i utrzymywania publikacji, a w zakresie danych redakcyjnych i archiwalnych przez okres uzasadniony celem archiwizacji i rozliczalności działań.

§ 10. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują – w granicach wynikających z przepisów prawa – prawa do:

dostępu do danych,
sprostowania danych,
usunięcia danych,
ograniczenia przetwarzania,
sprzeciwu wobec przetwarzania (w przypadku przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie),
przenoszenia danych (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany),
cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia).

Wniosek w sprawie realizacji praw można przesłać na adres: .

Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 11. Dane dotyczące biogramów i zasada adekwatności

Serwis służy publikacji not biograficznych, dlatego może obejmować dane osobowe zawarte w treściach redakcyjnych.

Administrator oraz użytkownicy uprawnieni zobowiązani są do stosowania zasady adekwatności, rzetelności i minimalizacji danych – publikowany zakres danych powinien być odpowiedni do celu Serwisu.

W przypadku not dotyczących osób żyjących należy zachować szczególną staranność co do zakresu publikowanych informacji i sposobu ich prezentacji.

W przypadku otrzymania uzasadnionego zgłoszenia dotyczącego naruszenia prywatności, dóbr osobistych lub nieprawidłowości danych, Administrator może czasowo ograniczyć dostęp do treści do czasu wyjaśnienia sprawy.

§ 12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator co do zasady nie podejmuje wobec użytkowników decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Administrator nie prowadzi profilowania użytkowników w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, chyba że wyraźnie poinformuje o tym w odrębnej informacji związanej z konkretną funkcjonalnością.

§ 13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych oraz bezpieczeństwu Serwisu, adekwatne do ryzyka naruszenia praw i wolności osób.

Środki bezpieczeństwa obejmują w szczególności rozwiązania organizacyjne, uprawnienia dostępu, logowanie zdarzeń, zabezpieczenia systemowe i działania związane z utrzymaniem infrastruktury.

§ 14. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może zmieniać niniejszą Politykę prywatności w przypadku:

zmiany przepisów prawa,
zmiany funkcjonalności Serwisu,
zmiany sposobu przetwarzania danych,
konieczności doprecyzowania postanowień.

Zmieniona wersja Polityki publikowana jest w Serwisie wraz z datą wejścia w życie.

§ 15. Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony prywatności i danych osobowych związanych z Serwisem należy kontaktować się pod adresem: .